Schräder & Co

Aufträge schneller bearbeiten: Prozessdigitalisierung steigert Effizienz in der Immobilienbewertung
UNTERNEHMEN

Schräder & Co 

GRÜNDUNGSJAHR

2011

UNTERNEHMENSGRÖßE

27 Mitarbeiter

BRANCHE

Immobilien

STANDORTE

Köln, Bonn, Hamburg

Excel-Listen, Zettel, Mails, Telefonabsprachen – in vielen Unternehmen kann die eine Hand in Projekten nur schwer nachvollziehen, was die andere macht. Das ist ineffizient und kostet unnötig Geld. Gerade wenn die Organisation der Projekte und das Management der Ressourcen nicht selten in zig Dateien, doppelter Arbeit und wenig Überblick endet, ist klar: Hier sollte sich etwas ändern. 

Das Sachverständigenbüro SCHRÄDER & Co. gehört zu den führenden Bewertungsunternehmen für Immobilien in der Region Köln/Bonn und Hamburg. Für Privat- und Geschäftskunden sowie institutionelle Einrichtungen fertigt SCHRÄDER & Co. beispielsweise Verkehrs-, Beleihungs- und Mietwertgutachten an. Hierbei fallen eine Menge Daten und Dateien an, die es zu organisieren gilt. Bis dato wurde die Datenmenge hauptsächlich über lokale Excel-Dateien gehandhabt.

CHALLENGE

Die Excel-Tabellen verursachten zwei entscheidende Nachteile für die Mitarbeiter bei Schräder: Welcher Auftrag wird gerade von wem bearbeitet und welche Aufträge sind abgeschlossen? Mist, die Datei ist von einem anderen Nutzer gesperrt! – Hier den Überblick zu behalten, ist selbst für den erfahrensten Sachverständigen eine Kunst. Dass jede Datei nur von genau einem Nutzer bearbeitet werden konnte, erschwerte den Arbeitsablauf zusätzlich.

Ein eigens initiiertes Projektteam analysierte im Herbst 2021 die bestehenden Geschäftsprozesse und identifizierte Verbesserungspotenziale im Dokumenten-, Projekt- und Ressourcenmanagement sowie der allgemeinen Kollaboration.

Schritt zur Digital.Fabrik

Mit der Erkenntnis, dass sich an der Situation etwas ändern musste, war SCHRÄDER & Co. vielen Unternehmen voraus. Aber was tun, wenn es zig Softwarelösungen am Markt gibt, aber nichts für den eigenen Use Case passt?Dass hier eine individuelle Software nicht nur die Herausforderung zu 100% löst, sondern gleichzeitig eine Marktlücke füllt, erkannten wir bereits im ersten Gespräch mit SCHRÄDER & Co.

Der Weg zur Optimierung

In einem Workshop am Hauptstandort in Köln ging es zuerst darum, die internen Prozesse genauesten zu analysieren und Verbesserungspotenziale herauszuarbeiten. Noch am selben Tag skizzierten wir gemeinsam mit SCHRÄDER & Co, wie eine Softwarelösung aussehen und über welche Funktionen sie verfügen könnte. Nach nur 6 Wochen konnten die Mitarbeiter von Schräder bereits mit dem MVP (Minimum Viable Product) in die Testphase gehen und dieses auf Herz und Nieren ausprobieren. 

Kurz darauf priorisierten wir die Funktionen aus der praktischen Anwendung heraus neu und begannen mit der Entwicklung der Plattform. Ganz im Sinne des agilen Ansatzes wurde mit zweiwöchigen Sprints gearbeitet. Innerhalb eines Sprints wurden im Vorfeld festgelegte Tasks abgearbeitet und anschließend mit unseren Ansprechpartnern bei Schräder durchgesprochen. Das Feedback sowie weitere Wünsche wurden festgehalten und flossen in die weitere Entwicklung mit ein.

Philipp Rupp
Philipp Rupp
Schräder & Co
Dipl. Sachverständiger

Der Termin mit David war sehr angenehm. Positiv zu erwähnen ist seine lösungsorientierte Vorgehensweise. David hat uns die technischen Hintergründe und Möglichkeiten anschaulich erklärt und eine sehr gute Voraussetzung für die Realisierung des Projektes gegeben.

Thorsten Schraeder - TJS
Thorsten Schräder
Schräder GmbH & Co. KG
Geschäftsführer

Die Digital.Fabrik GmbH hat uns bei der Entwicklung eines firmeninternen „Prozess-Management-Tools“ mit ihrem professionellen Know-how tatkräftig unterstützt. Die Anpassungsfähigkeit und insbesondere die Geschwindigkeit der Umsetzung sind beindruckend.

Mit dem Ergebnis sind wir sehr zufrieden und wir können die Zusammenarbeit mit der Digital.Fabrik uneingeschränkt empfehlen. Auch wir freuen uns auf weitere gemeinsame Projekte und die Umsetzung vieler Ideen.

Die Lösung

Heute arbeiten die Mitarbeiter von SCHRÄDER & Co mit einer Plattform, auf der sie alle Aufträge bearbeiten und verwalten. Jeder einzelne Arbeitsschritt bis zum fertigen Gutachten wird in der Software abgebildet, wie etwa die Pflege der Stammdaten, Verwaltung von Ressourcen und die Übersicht über die Rechnungen. 

Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch das Multiuser-System können die Mitarbeitenden die Dokumente nun ortsunabhängig in Echtzeit gemeinsam bearbeiten. Da es sich um eine webbasierte Anwendung handelt, ist die Nutzung auf allen Geräten und auch von unterwegs aus möglich. Während der Entwicklung und der Testphasen mit SCHRÄDER & Co konnten wir bereits viele Weiterentwicklungspotenziale identifizieren, die wir künftig in weiteren Entwicklungssprints umsetzen

Fazit: Die anfängliche Herausforderung konnten wir gemeinsam mit SCHRÄDER & Co lösen. Mit der neuen Plattform konnte das Unternehmen die Digitalisierung ihrer administrativen Abläufe erfolgreich umsetzen.

Ein weiterer Pluspunkt: Durch die nutzerzentrierte Entwicklung ist der Einsatz der Plattform zur Optimierung der Abläufe auch in anderen Unternehmen der Immobilien(-Sachverständigen)branche möglich. Durch die genaue Abstimmung auf die Bedürfnisse der Branche und den konkreten Anwendungsfall ergibt sich für Schräder die Chance, eine erfolgversprechende Marktnische zu besetzen.

Mit dieser Plattform hat der Sachverständiger die Möglichkeit, sein bestehendes Geschäftsmodell um ein zweites Standbein zu erweitern. Die neue Software eignet sich hervorragend, um sie den Marktbegleitern zur Verfügung zu stellen. Die Prozessdigitalisierung erweist sich somit als erster wichtiger Schritt in die Digitale Transformation.

Businessfotografie - kontender.de
David Zurek
Strategie & Geschäftsmodelle
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